오토메이션

오토메이션이란?

Swit에서 일어나는 갖가지 이벤트와 Swit에 연동된 스토어 앱에서 일어나는 이벤트를 기반으로 트리거별, 조건별, 그리고 액션별 규칙을 설정할 수 있는 플러그인입니다. 트리거-조건-액션을 각 범주에 맞게 지정하고 사용자 편의대로 오토메이션 규칙을 다양하게 설정할 수 있습니다. 하나의 트리거에 최대 10개까지 컨디션과 액션을 연쇄적으로 연결할 수 있습니다. 오토메이션 플러그인을 통해 사용자는 특별한 개발 지식 없이 클릭 몇 번 만으로 반복적인 업무 프로세스를 일정 규칙으로 치환할 수 있고, 불필요한 반복을 줄여 최적화된 워크플로 안에서 보다 다양한 업무에 집중할 수 있게 됩니다.

규칙 페이지

오토메이션에서 가장 중요한 것은 어떤 업무를 어떻게 자동화하면 좋을지 규칙을 정하는 것입니다. 이러한 규칙을 규칙 페이지에서 생성하고 관리할 수 있습니다. 규칙 페이지에는 기본적으로 본인이 생성한 모든 규칙의 목록이 표시됩니다. 이때 규칙 페이지에 표시되는 규칙 목록의 구성은 오토메이션 권한에 따라 달라집니다. 개별 규칙 클릭 시 규칙의 이름 및 소유자, 상태, 생성일과 마지막 수정일을 포함하여 각 규칙의 트리거, 조건, 액션이 어떻게 구성되어 있는지 볼 수 있는 규칙 정보가 우측 패널로 열립니다. 규칙 정보 패널에서 확대 보기 아이콘 클릭 시 해당 규칙의 상세 페이지로 이동합니다. 생성된 규칙의 상세 보기에서는 해당 규칙의 실행 내역, 변경 내역, 설정 정보가 표시됩니다.

새 규칙 페이지

규칙 페이지 우측 상단의 + 새 규칙 버튼 클릭 시, 새로운 규칙을 생성할 수 있는 창이 열립니다. 원하는 서비스를 지정하여 트리거를 선택하고 필요에 따라 조건을 덧붙인 후, 액션을 지정하면 새로운 규칙을 만들 수 있습니다. 별표(*)로 표시된 필수 사항을 빠짐 없이 충족해야 하며, 지정 서비스에 대한 계정 인증을 마쳐야 규칙 생성이 성공적으로 완료됩니다. 규칙 생성 시 오토메이션 템플릿 라이브러리에 원하는 규칙이 지정되어 있으면 빠르고 편리하게 규칙을 생성할 수 있습니다.

내역 페이지

조직 내 멤버들은 내역 페이지에서 여러 오토메이션 규칙이 잘 실행되고 있는지 실시간으로 모니터링할 수 있습니다. 규칙별 실행 날짜와 시간, 실행 상태와 소요 시간이 표시되며, 각 항목별로 필터를 걸어 규칙을 검색하거나 직접 규칙 이름을 입력하여 찾고자 하는 규칙을 검색할 수 있습니다.

오토메이션 상태

오토메이션 내역 페이지에는 내역별 각 규칙의 실행 상태가 표시됩니다. 성공, 조건 불만족, 일부 실패의 3가지 상태 필터를 활용하여 상태별로 내역을 묶어 검색할 수 있습니다.

사용량 페이지

일정 기간 동안의 조직 내 오토메이션 규칙 사용량이 채널별, 프로젝트별, 멤버별, 앱별로 수치화되어 그래프로 표시됩니다. 각 항목 그래프를 클릭 시 액션 실행 횟수에 대한 상세 보기 모달이 표시됩니다. 또한 사용량 페이지 하단에는 조직에서 가장 많이 실행된 규칙 10개도 함께 표시됩니다.

오토메이션 템플릿

오토메이션 플러그인 이용 시, 활용할 수 있는 대표적인 규칙들이 템플릿으로 제공됩니다. 템플릿 버튼 클릭 시 조직 내 모든 규칙을 조회하고, 필요한 템플릿을 바로 가져올 수 있습니다. 유용한 규칙을 빠르고 간편하게 적용해보세요.

트리거란?

트리거는 자동화된 워크플로를 시작하는 이벤트로, 쉽게 말해 업무 자동화를 촉발시키는 행위라고 할 수 있습니다. Swit의 오토메이션 설정 시, 일반적으로 워크플로의 시작점으로 트리거를 정의합니다. 트리거 이벤트가 발생하면 Swit에서는 이를 감지하여 해당 트리거에 대한 응답으로 지정한 조건 또는 액션을 실행합니다.

Swit 트리거 유형

Swit 앱 서비스 이용 시, 채널 및 프로젝트에서 일어나는 활동을 기반으로 트리거를 설정하거나 멤버가 초대되고 참여할 때 트리거를 설정할 수 있습니다. 그밖에도 전자결재 플러그인 이용 시, 결재 문서가 승인되거나 반려될 때 트리거를 설정할 수 있습니다.

타 스토어 앱 트리거 유형

Swit 앱이 아닌 구글 드라이브(Google Drive) 및 지메일(Gmail), 구글 캘린더(Google Calendar), Github 앱 등 다양한 3rd party 앱에서 일어나는 서비스를 기반으로 원하는 트리거를 설정할 수 있습니다.

액션이란?

액션은 트리거가 발생했을 때 앱이나 서비스 간 연동을 통해 일어나길 바라는 결과를 뜻합니다. 트리거가 발생하자마자 액션이 일어나게끔 설정할 수 있지만, 트리거에 어떠한 특정 조건을 추가한 후 액션을 지정하면 해당 조건이 충족될 때에만 액션이 일어나게 됩니다.

오토메이션 매니저란?

오토메이션 매니저는 조직 내 모든 규칙의 목록을 조회할 수 있고, 실행을 중단하거나 재개할 수 있으며 필요에 따라 삭제할 수 있습니다. 본인이 생성한 규칙에 한하여 편집도 가능합니다. 오토메이션 매니저에게는 권한 설정에 따라 규칙 관리자를 추가하거나 제거할 수 있는 역할도 부여됩니다.

오토메이션 매니저 관리하기

조직 관리자는 관리자 콘솔의 오토메이션 메뉴에서 오토메이션 매니저를 추가 및 관리할 수 있습니다. 최대 100명까지 조직 멤버라면 누구든 오토메이션 매니저로 지정될 수 있습니다.

규칙 매니저란?

규칙 매니저는 오토메이션 규칙을 설정하고 템플릿을 관리할 수 있습니다. 단, 규칙 매니저는 오로지 규칙을 관리할 수 있을 뿐, 오토메이션 전체를 관리할 수 있는 오토메이션 매니저의 권한은 없기 때문에 본인을 제외한 다른 사람의 규칙을 조회하거나 관리할 수는 없습니다.

오토메이션 권한

조직에 오토메이션 플러그인을 최초로 설치 시, 오토메이션 매니저는 조직 마스터로 기본 지정되어 있습니다. 조직 마스터는 최대 100명까지 오토메이션 매니저를 지정할 수 있고, 오토메이션 매니저로 지정되면 다른 오토메이션 매니저를 추가하거나 삭제할 수 있는 권한이 생깁니다. 다음 표를 통해 오토메이션 플러그인의 동작별 권한에 대해 자세히 살펴보세요.

규칙의 활용

새로운 규칙을 생성하고, 본인이 생성한 규칙을 수정 또는 복제, 삭제할 수 있습니다. 오토메이션 규칙을 다양하게 활용하는 방법에 대해 알아보세요.

새 규칙 생성하기

새 규칙을 생성하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 오토메이션 플러그인 페이지를 엽니다.
2. 오른쪽 상단에서 + 새 규칙 버튼을 클릭합니다.
3. 트리거로 설정할 서비스를 선택하고, 각 서비스에 따른 트리거를 선택합니다. 서비스와 트리거 선택을 마치면 해당 앱을 이용하기 위해 계정에 로그인해야 합니다.
4. 계정 로그인을 마치고 후속 작업을 마치면 트리거가 설정됩니다. 트리거 발생 시 지정할 조건 또는 액션을 원하는 만큼 추가할 수 있습니다.
5. 조건을 선택하면 트리거에 대해 해당 조건 충족 시 액션이 실행되도록 설정할 수 있습니다.
6. 조건을 선택하지 않고 바로 액션을 실행하도록 설정할 수도 있습니다.

규칙 수정하기

생성한 규칙을 손쉽게 수정하여 새로운 규칙으로 활용할 수 있습니다. 규칙을 수정하려면 규칙 목록에서 수정할 규칙 우측의 더 보기 아이콘(⋮)을 클릭한 후 수정을 선택합니다.

규칙 삭제하기

생성된 규칙 우측의 더 보기 아이콘(⋮)을 클릭한 다음 삭제를 선택하면 해당 규칙이 즉시 그대로 복제됩니다.

규칙 검색하기

원하는 규칙을 찾고 싶다면 규칙 이름을 직접 입력하거나 필터에서 수정일과 트리거 서비스를 선택하여 검색할 수 있습니다.

규칙 생성 권한 설정하기

조직 관리자는 관리자 콘솔의 오토메이션 메뉴에서 규칙 생성 권한을 설정할 수 있습니다. 모든 멤버가 규칙을 생성할 수 있거나 오토메이션 매니저와 규칙 매니저만 규칙을 생성할 수 있도록 설정하세요.

Salesforce 트리거를 사용하는 규칙 생성하기

Salesforce 트리거를 사용하여 규칙을 생성하려면 먼저 Salesforce에서 아웃바운드 메시지와 Flow를 구성해야 합니다. Salesforce에서 발생하는 각종 이벤트는 아웃바운드 메시지를 트리거하며, 이 메시지는 Swit으로 전송되어 액션을 실행합니다. Salesforce 트리거를 사용하는 규칙을 생성하는 방법은 다음과 같습니다.

1. Swit에서 오토메이션 규칙을 만듭니다.
   • Salesforce 트리거 중 하나를 선택하고 URL 생성을 클릭합니다. 웹훅 URL이 자동으로 생성되며, 이 URL은 나중에 Salesforce Flow 설정에서 엔드포인트 URL로 사용됩니다.
2. Salesforce에서 아웃바운드 메시지를 구성합니다.
   • 설정 페이지의 검색창에서 아웃바운드 메시지를 검색하거나 프로세스 자동화 > 워크플로 작업 > 아웃바운드 메시지로 이동합니다.
   • 필요한 정보를 입력할 때, 1에서 생성한 웹훅 URL을 복사하여 엔드포인트 URL 입력칸에 붙여넣은 후, 아웃바운드 메시지에 포함시킬 필드를 선택합니다.
3. Salesforce 설정 홈에서 Flow Builder를 사용하여 Flow를 작성합니다.
   • 만들기 > 플로로 이동하고 레코드 트리거형 플로를 선택하여 트리거를 구성합니다.
   • 아웃바운드 메시지를 트리거할 조건을 설정할 수 있습니다.
4. Flow에 요소를 추가합니다.
   • 작업을 선택하고 이전에 생성한 아웃바운드 메시지를 찾아 아웃바운드 메시지 작업을 추가합니다. 레이블과 API 이름을 입력합니다.
5. Flow를 저장하고 활성화합니다.

   NOTE

   이때 Flow가 활성화되지 않으면 트리거가 작동하지 않습니다.

6. Swit으로 되돌아가 규칙 생성을 완료합니다.

Hubspot과 Swit 오토메이션을 통한 세일즈 간소화

새로운 HubSpot 딜에서 Swit 업무 생성을 자동화하여 세일즈 워크플로를 강화할 수 있습니다.

1. 규칙 생성 시작: + 새 규칙을 클릭하여 시작합니다.

2. 트리거 구성:

   • 서비스 드롭다운에서 HubSpot을 선택합니다.
   • 트리거 드롭다운에서딜 레코드를 생성하면을 선택합니다.
   • 계정 드롭다운에서 이메일을 선택하여 HubSpot 계정을 연결하고 승인합니다.

   

3. 액션 지정:

   • 트리거 구성 단계 아래에서 + 버튼을 클릭한 후 액션을 선택하여 업무 생성하기 액션을 추가합니다.
   • 업무 제목, 내용, 담당자 및 참여자 등 필요한 항목을 구성합니다.

4. 규칙 생성 마무리:

   • 저장을 클릭하여 설정을 저장합니다.
   • 규칙이 활성화되어 있는지 확인합니다.

5. 관리 및 모니터링: 효율적인 딜 진행을 위해 Swit의 새로운 업무를 추적합니다.

위 오토메이션 설정을 사용하면 딜의 최초 컨택트부터 마감까지 문제 없이 원활한 흐름이 보장됩니다. 또한, 단계별 관리가 가능하기 때문에 그 과정에서 팀 협업이 한층 강화될 수 있고, 딜 성사율도 높일 수 있습니다.