프로젝트

프로젝트란?

모든 구성원은 조직의 목표를 달성하기 위해 각자의 주어진 역할에 따라 다양한 단위 업무를 진행·관리하며 협업하게 됩니다. Swit에서는 각 주제와 목표별로 프로젝트를 생성하여 관련 인원을 초대하고, 구체적인 단위 업무들을 공유, 할당, 관리하며, 전반적인 진행 사항을 다양한 뷰로 확인하고 조정할 수 있습니다. 같은 Swit 플랫폼 안에서 커뮤니케이션을 위한 채널 기능과의 긴밀한 연계를 통해 적절한 워크플로를 잘 확립해놓으면 협업 효율과 업무 생산성을 극대화할 수 있습니다.

공개 프로젝트와 비공개 프로젝트

프로젝트를 생성할 때나 이후 관리 페이지에서 프로젝트의 공개 여부를 설정할 수 있습니다. 공개 프로젝트와 비공개 프로젝트는 각각 다음과 같은 특징을 가지고 있습니다.

• 공개 프로젝트: 모든 멤버가 프로젝트 탐색을 통해 참여할 수 있는 프로젝트입니다.
• 비공개 프로젝트: 기존 멤버의 초대를 통해서만 가입 가능한 프로젝트입니다. 비공개 프로젝트는 프로젝트 목록에서 이름 뒤에 아이콘이 표시되며, 미가입 멤버들이 프로젝트를 탐색할 때 노출되지 않습니다.

프로젝트 목록, 즐겨찾기, 폴더

프로젝트 메인 메뉴에는 사용자가 참여 중인 모든 프로젝트가 표시됩니다. 이러한 프로젝트들을 원하는 기준으로 편리하게 분류, 정렬하고 쉽게 접근하는 데 도움이 되는 몇 가지 편의 기능을 활용할 수 있습니다.

• 읽지 않은 프로젝트 목록: 읽지 않은 프로젝트 알림이 있을 때, 프로젝트 목록 최상단에 읽지 않음 섹션에 확인하지 않은 알림이 쌓이게 됩니다.
• 즐겨찾기한 프로젝트: 자주 찾는 프로젝트나 중요도가 높은 프로젝트는 즐겨찾기로 추가할 수 있습니다. 원하는 프로젝트 이름 왼쪽의 아이콘을 클릭하면 즐겨찾기가 지정/해제됩니다. 즐겨찾기로 지정된 프로젝트는 기존 프로젝트 목록에서 상단의 즐겨찾기 영역으로 이동됩니다.
  • 폴더 활용: 폴더를 이용하면 즐겨찾기로 추가한 프로젝트를 특성 또는 업무 주제에 맞게 그룹화할 수 있습니다.
    • 폴더를 만들려면 즐겨찾기 레이블 옆 아이콘을 클릭한 다음, 폴더 생성 버튼을 클릭하세요.
    • 폴더 옆의 아이콘을 클릭하면 폴더의 이름 변경 및 삭제가 가능합니다.
• 즐겨찾기 외 일반 프로젝트 목록: 사용자가 참여 중인 모든 프로젝트 중 즐겨찾기를 제외한 프로젝트들은 가장 아래에 표시됩니다. 이때 전체 프로젝트 목록은 알파벳 순으로 정렬됩니다.

다양한 프로젝트 뷰

Swit은 칸반·리스트·타임라인·캘린더·대시보드 뷰의 대분류 안에 칸반 뷰와 리스트 뷰에 한해 상태 뷰, 버킷 뷰, 담당자 뷰의 3가지 소분류 뷰 모드를 제공합니다. 더하여, 프로젝트와 관련된 웹사이트를 추가하여 관리할 수 있는 탭 기능도 뷰 모드에서 함께 제공합니다. 이러한 뷰의 다양성은 사용자가 가장 적합한 방식으로 업무를 분류하고 및 파악할 수 있게 도와줍니다.

칸반 뷰

업무를 보다 직관적으로 이미지화할 수 있는 방식입니다. 첨부파일 또는 링크의 OG 데이터가 이미지로 표시되어 마치 포스트잇을 이어 붙인 듯한 시각적 효과를 줄 수 있습니다.

리스트 뷰

여러 개의 업무를 타이틀 기준으로 최대한 간소화하여 항목별로 볼 수 있는 방식입니다. 업무와 관련된 기타 정보 표시를 최소화하였기 때문에 타이틀만으로 프로젝트 전체 업무를 재빨리 파악해야 할 때 활용될 수 있습니다.

타임라인 뷰

기간별 업무 진행 상황을 직관적으로 파악하기 용이한 간트 차트 뷰로서, 일, 주, 월, 분기, 연도별로 스케일을 조정하여 볼 수 있습니다. 드래그앤드롭으로 손쉽게 일정 변경이 가능하며, 타임라인 그래프를 클릭하면 미리보기 형태로 업무 상세 내용을 훑어 볼 수 있습니다.

• 타임라인: 업무를 버킷별로 분류
• 워크로드: 업무를 담당자별로 분류

또한 뷰 스케일로 일간 기준으로 선택했을 때에는 우측에 내보내기 버튼이 표시됩니다. 일별 타임라인 내보내기 시, .xlsx 확장자 파일로 데이터가 저장됩니다.

캘린더 뷰

업무들을 달력의 형식으로 확인할 수 있는 뷰로, 서로 다른 업무의 맞물리는 시점을 파악하고 우선순위를 매기거나 일정을 조정하는 데 유용한 보기 방식입니다. 한 달 동안의 전체적인 일정 확인을 통해 업무의 진척 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다. 각각의 업무가 가로 막대 그래프 형식으로 표시되며, 사용자는 막대 그래프의 위치나 길이를 임의로 조절할 수 있기 때문에 업무 상세 화면을 열지 않고도 업무 기간을 간편하게 재설정할 수 있습니다.

대시보드 뷰

하나의 프로젝트 안의 여러 업무 정보를 시각화하여 다양한 차트 유형으로 볼 수 있는 뷰입니다. 해당 프로젝트 안의 업무 진행 상황, 진행도, 분포 현황 등을 확인할 수 있습니다.

프로젝트 탭

채널별로 업무와 관련하여 참고할 만한 정보를 담고 있거나 자주 방문하는 중요한 웹페이지를 탭으로 추가할 수 있습니다. 탭에 대한 자세한 내용은 여기를 참고하세요.

프로젝트 참여하기

프로젝트에 참여하는 방법은 다음과 같이 3가지가 있습니다.

• 프로젝트 탐색을 통한 참여: 프로젝트 탐색을 통해 참여 가능한 프로젝트 목록을 확인할 수 있습니다. 단, 공개 프로젝트에 한하여 참여 가능한 프로젝트가 보여지므로, 비공개 프로젝트에 참여하려면 해당 프로젝트의 구성원에게 초대 받아야만 합니다.
• 초대를 통한 참여: 프로젝트에 이미 참여 중인 멤버로부터 초대를 받으면 자동으로 프로젝트에 참여하게 됩니다.
• 자동 참여: 자동 참여 프로젝트의 경우, 워크스페이스 입장과 동시에 자동으로 참여하게 됩니다.

새 프로젝트 생성

새로운 주제로 업무 공유가 필요한 경우 아래의 방법으로 새 프로젝트를 만들 수 있습니다.

1. 프로젝트 레이블 옆에 있는 아이콘을 클릭한 후 펼쳐진 메뉴에서 새 프로젝트 생성을 선택하면 프로젝트 생성을 위한 창이 열립니다.
2. 프로젝트 이름과 목적, 공개 여부, 초대할 멤버를 설정하고 생성 버튼을 클릭합니다.

프로젝트 탐색

프로젝트 레이블 옆에 있는 아이콘을 클릭한 후, 프로젝트 탐색을 선택하면 접근 가능한 모든 프로젝트를 찾을 수 있습니다.

• 참여 가능한 프로젝트: 사용자가 속해 있지 않은 모든 공개 프로젝트가 표시됩니다. 원하는 프로젝트를 선택하여 가입할 수 있습니다.
• 참여 중인 프로젝트: 사용자가 속해 있는 모든 공개 프로젝트와 비공개 프로젝트가 표시됩니다.
• 보관 처리된 프로젝트: 프로젝트 호스트에 의해 보관 처리된 공개 프로젝트 목록이 표시됩니다.

프로젝트와 채널의 연계

채널과의 연계는 프로젝트에서 발생하는 주요 이벤트를 채널에서 실시간으로 알려주는 기능입니다. 프로젝트 메인 화면에서 오른쪽 상단의 아이콘을 클릭하면 우측 패널을 통해 연계된 채널이 열립니다. 채널 연계를 설정하려면 호스트 이상의 권한이 필요하며, 이 패널에서 직접 연계하거나 프로젝트 관리에서 설정 가능합니다.

프로젝트 관리

각 프로젝트에는 관리자 역할을 수행하는 호스트가 있습니다. 최초에 해당 프로젝트를 생성하는 사람이 호스트로 기본 지정되며, 이후 다른 구성원에게 권한을 위임할 수 있습니다. 또한 워크스페이스의 마스터와 어드민은 자신이 참여하는 모든 프로젝트를 관리할 수 있는 권한을 가집니다.

아래와 같이 프로젝트 이름을 클릭하면 열리는 드롭다운에서 프로젝트 관리 버튼을 클릭하면 관리 페이지가 열리며, 세부 설정 사항에 관해서는 아래 각 섹션을 참고하세요.

• 프로젝트 정보 변경: 프로젝트의 이름과 목적을 언제든 변경할 수 있습니다.

• 채널 연결: 프로젝트와 페어링할 채널을 지정할 수 있습니다. 연결된 채널을 프로젝트 우측 패널로 열 수 있으며, 프로젝트 안에서 발생하는 실시간 업무 변동 사항이 연결된 채널에 동시 보고됩니다.

• 프로젝트 멤버: 프로젝트의 호스트와 멤버의 목록이 표시되며, 이곳에서 호스트 권한을 다른 멤버에게 위임할 수 있습니다.

• 비공개 프로젝트로 전환: 공개 프로젝트를 비공개 프로젝트로 전환할 수 있습니다. 이때 기존 내용 및 참여 멤버는 유지됩니다. 단, 한번 비공개 프로젝트로 전환하면 다시는 공개 프로젝트로 되돌릴 수 없습니다.

• 프로젝트 보관 처리: 활성 프로젝트를 보관 처리하거나 보관 처리된 프로젝트를 다시 활성시킬 수 있습니다.

• 권한: 업무 필드를 삭제 및 추가할 수 있는 사용자 범위를 선택할 수 있습니다. 기본 설정은 호스트로 되어 있으며, 모든 멤버로 범위 변경이 가능합니다.

  NOTE

  커스텀 필드 관리 메뉴는 권한 설정과 관계 없이 워크스페이스의 마스터와 어드민, 그리고 호스트에게만 노출됩니다.

• 프로젝트 삭제: 프로젝트를 삭제하면 해당 프로젝트에 속한 모든 업무가 영구적으로 사라지며, 삭제한 프로젝트는 되돌릴 수 없습니다. 단, 첨부파일은 삭제되지 않습니다.

프로젝트에 앱을 초대하고 관리하기

프로젝트별로 Swit 스토어 앱을 설치하면 해당 앱은 허용된 스코프 내에서 프로젝트와 그 안의 데이터를 읽고 쓸 수 있게 됩니다. 앱을 추가하여 외부 서비스 알림을 받거나 업무 관리에 활용해 보세요. 프로젝트에 설치한 앱은 연결된 항목 메뉴에서 확인할 수 있습니다.

• 하단의 + 앱 관리하기 클릭 시, 조직에 설치한 앱 목록을 확인할 수 있고, 목록에 있는 앱을 언제든 초대 또는 제거할 수 있습니다.
• 스토어 앱을 초대하거나 제거할 때마다 시스템 메시지가 발생합니다.
• 프로젝트에 설치 및 초대한 앱을 클릭하면, 앱 정보를 확인하거나 앱을 관리할 수 있는 메뉴가 표시됩니다.
• 일부 스토어 앱의 경우, 연결된 항목 메뉴를 통해 바로 계정에 로그인하고 앱 액션을 추가할 수 있습니다.

공유된 파일 보기

프로젝트에 공유된 모든 파일을 확인하려면 프로젝트 이름 클릭 후 공유된 파일 메뉴를 클릭하세요. 클릭 즉시 우측 패널에 파일함이 열리며, 찾고 싶은 파일을 파일 이름으로 검색하거나 필터를 활용하여 위치, 멤버, 유형 등을 설정하여 쉽게 찾을 수 있습니다.

프로젝트 상태 설정

각 프로젝트에 맞는 워크플로우에 따라 프로젝트의 상태를 커스텀 해보세요. 상태를 추가하고, 이름 및 색상, 위치를 언제든 변경할 수 있습니다. 이를테면 승인-검토 중-베타 테스트-출시 단계와 같이 다양한 상황에 맞게 상태 옵션을 변경할 수 있습니다.

메인 화면에서 프로젝트 이름을 클릭하면 나타나는 드롭다운 메뉴에서 상태 수정 클릭 시, 업무 기본 상태와 커스텀 상태를 일괄 수정할 수 있습니다.

프로젝트 푸시 설정

프로젝트마다 푸시 알림을 다르게 설정할 수 있습니다. 메인 화면에서 참여 중인 프로젝트 이름을 클릭한 다음, 푸시 알림 항목 클릭 시 모든 새 게시물 또는 멘션, 키워드, 푸시 알림 받지 않기 옵션 중 선택할 수 있습니다.

프로젝트 복제

특정 프로젝트를 그대로 복제하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 프로젝트 메인 영역 상단에서 프로젝트 이름을 클릭합니다.
2. 프로젝트 복제를 클릭합니다.
3. 제목을 입력하고 해당 프로젝트의 업무까지 포함시킬지 여부를 선택합니다. 유지할 항목까지 선택한 다음 복제를 완료합니다.

프로젝트 멤버

프로젝트에 참여 중인 멤버 목록을 확인하거나 새로운 멤버를 추가하고 삭제하는 등 여러 동작이 가능합니다. 동작별 권한에는 다음과 같은 차이가 있습니다.

프로젝트 멤버 보기

프로젝트 메인 화면에서 우측 상단에 있는 아이콘 클릭 시 프로젝트 목록이 나타납니다.

프로젝트 멤버 추가하기

프로젝트에 참여 중인 모든 멤버는 프로젝트 목록에서 프로젝트 멤버를 추가할 수 있습니다. 목록 하단의 멤버 추가 버튼을 클릭하고, 표시되는 워크스페이스 멤버 목록 중 초대할 멤버를 선택하세요. 팀과 그룹 단위를 검색하여 일괄 초대도 가능합니다.

프로젝트 멤버 삭제

워크스페이스 관리자나 프로젝트 호스트는 프로젝트 멤버를 삭제할 수 있습니다. 프로젝트 목록에서 내보낼 멤버 우측의 아이콘을 클릭하면 즉시 삭제됩니다.

프로젝트 나가기

프로젝트 이름을 클릭하면 열리는 메뉴에서 나가기 버튼을 클릭하면 즉시 프로젝트에서 나갈 수 있습니다. 프로젝트에서 나간 후 다시 프로젝트에 참여하고 싶은 경우, 공개 프로젝트에 한해 프로젝트를 탐색하여 참여할 수 있습니다.

프로젝트 삭제하기

프로젝트 호스트만이 프로젝트를 삭제할 수 있습니다. 프로젝트를 삭제하면 해당 프로젝트에 속한 업무가 사라지며, 삭제한 프로젝트는 되돌릴 수 없습니다. 단, 첨부파일은 삭제되지 않습니다.