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업무

업무란?

각 프로젝트는 단위 업무로 구성되어 있습니다. 한 가지 맥락을 가진 하나의 업무들이 모여 프로젝트 안에 나열됩니다. 다양한 뷰와 필터를 통해 단위 업무를 쉽게 확인하고 관리할 수 있으며, 채널이나 다른 업무 등에 간편하게 첨부하여 필요 시 공유할 수 있습니다.

모든 업무

프로젝트 최상단에 위치한 모든 업무에는 워크스페이스 내 모든 공개 프로젝트의 업무 목록이 시간 순서대로 표시됩니다. 한 번의 클릭만으로 워크스페이스 내 모든 프로젝트와 업무를 한눈에 조회할 수 있기 때문에 조직의 업무량과 우선순위를 손쉽게 파악할 수 있고, 조직의 운영이 보다 투명해집니다. 관리자들이 더욱 편리하게 업무 진척상황을 확인하고 조율할 수 있어 업무의 공유와 보고에 소모되는 시간과 노력을 최소화하는 데에도 도움됩니다.

모든 업무 필터 모음 저장하기

주어진 워크플로에 따라 반복적으로 사용하게 되는 필터 모음이 정해져 있다면, 아래와 같은 방식으로 필터 모음 저장 기능을 사용해보세요. 이를테면 필터를 통해 내 업무와 업무 마감일 등의 정보를 확인할 수 있습니다.

  1. 모든 업무 화면의 우측 상단에서 ic_filterbtn_line_18 (1).png 필터 버튼 클릭 후, 프로젝트나 업무 상태, 담당자, 참여자, 우선순위 등 필요에 따라 필터 항목을 1개 이상 지정합니다. 하위 업무를 제외하거나 내가 생성한 업무만 볼 수도 있습니다.
  2. 하단의 필터 모음 저장하기 버튼을 클릭합니다.
  3. 필터 모음 이름을 입력하고 저장 버튼을 클릭합니다.

모든 업무 필터 모음 조건 변경하기

저장된 필터는 아래와 같이 조건을 변경하여 업데이트할 수 있습니다.

  1. 모든 업무 메뉴에서 ic_filter_Line_18.png 아이콘 옆의 화살표를 클릭합니다.
  2. ic_filterbtn_line_18 (1).png 필터 버튼 클릭 후, 조건을 변경하고자 하는 필터를 클릭합니다.
  3. 변경이 끝나면 업데이트를 클릭합니다. 필터 패널 상단의 ic_refresh_line_18.png 모든 선택 취소 클릭 시 지정한 필터 모음이 초기화됩니다.

TIP

저장된 필터 모음의 이름을 변경하거나 필터 모음을 삭제할 수도 있습니다. 필터 모음 이름을 클릭하면 나타나는 드롭다운 메뉴에서 원하는 항목을 선택하세요.

내 업무

내 업무에서는 사용자가 담당자 또는 참여자로 지정되어있는 업무들을 프로젝트와 관계 없이 모두 확인할 수 있습니다. 협업을 위한 공개 및 비공개 프로젝트뿐만 아니라 개인 업무를 이곳에서 직접 생성하고 관리할 수 있습니다. 이때 생성된 개인 업무는 어떤 프로젝트에도 속하지 않은 '내 업무' 안의 고유 업무로 간주됩니다.

내 업무 맞춤 정렬

내 업무에서는 맞춤 정렬이라는 부가 기능을 이용할 수 있습니다. 우측 상단에서 맞춤 정렬 버튼을 클릭하면 프로젝트, 태그, 우선순위, 컬러 라벨, 내 역할, 업무 상태에 따라 사용자가 담당하거나 참여 중인 모든 업무를 원하는 정렬 방식으로 목록화할 수 있습니다.

개인 업무

공개 및 비공개 프로젝트에서 협업이 아니라 사용자 개인의 필요에 의한 업무는 개인 업무로 만들어서 관리할 수 있습니다. 내 업무 공간에서 새로 추가하는 업무는 모두 개인 업무로 생성이 됩니다. 개인 업무의 특징은 다음과 같습니다.

  • 개인 업무는 워크스페이스의 다른 구성원들에게 노출되지 않습니다.
  • 모든 업무에서도 로그인한 사용자의 개인 업무만 표시됩니다.
  • 참여 중인 다른 프로젝트로 개인 업무를 업무 이동할 수 있지만, 참여 중인 다른 프로젝트의 업무를 개인 업무로 이동할 수는 없습니다.
  • 개인 업무는 개인 업무끼리 관련 업무로 추가할 수 있습니다.

새 업무 만들기

프로젝트 목적에 맞게 결과를 달성하기 위한 새로운 업무를 생성하세요. +새 업무 버튼 클릭 후, 업무 제목을 작성하여 간편하게 업무를 만들 수 있습니다. 드래그앤드롭으로 업무를 정리하고, 목적에 맞는 프로젝트 뷰를 선택할 수 있습니다.

업무 개요 화면 구성하기

Swit의 업무 페이지에서는 규모를 막론하고 다양한 프로젝트의 내용을 정리할 수 있고, 다수가 투명하게 협업할 수 있습니다. 날짜와 구체적인 시간이 포함된 마감일, 여러 명의 담당자와 참여자, 업무의 우선순위 및 체크리스트를 설정할 수 있고, 업무와 관련된 정보들을 첨부하는 것은 물론, 해당 업무와 관련된 하위 업무를 7단계까지 구성할 수도 있습니다. 아래에서 각 항목별 설정에 대해 자세히 알아보세요.

체크리스트 설정

복잡한 업무를 관리하기 쉽도록 단위 업무로 쪼개어 특정 구성원에게 할당해보세요. 세분화된 업무는 개별 체크리스트 목록이 되어, 항목마다 마감일을 지정하고 순서를 재구성하며 담당자를 지정할 수 있습니다. 이처럼 워크플로우가 시각적인 지표가 되면 업무 파악은 간편해집니다. 체크리스트는 별도의 업무로 전환되어 자동으로 관련 업무로 연결되기 때문에 업무 맥락이 유지될 수 있습니다.

  • 체크리스트 추가하기: 업무에서 체크하고 넘어가야 할 항목을 추가할 수 있습니다. 체크리스트 우측에서 ic_add_line_18.png 버튼을 클릭하거나 항목을 추가하세요 입력란에 새로운 체크리스트 이름을 추가할 수 있습니다.
  • 체크리스트 기간 정하기: 체크리스트 우측의 Vector.png 아이콘을 클릭하면 체크리스트 기간을 설정할 수 있습니다. 항목별 기간을 설정하면 워크플로에 따른 순차적 업무 관리가 가능합니다.
  • 체크리스트 담당자 지정하기: 체크리스트 우측의 ic_member_line_18.png 아이콘을 클릭하여 체크리스트마다 담당자를 지정할 수 있습니다.
  • 체크리스트 완료 처리하기: 체크리스트 왼쪽의 체크박스 아이콘 클릭 시, 해당 체크리스트가 완료 처리됩니다.
  • 완료된 항목 숨기기: 체크리스트 항목이 너무 많을 경우, 체크리스트 메뉴 옆의 ic_hide_line_18.png 완료된 항목 숨기기를 클릭하여 완료된 항목을 숨김 처리할 수 있습니다. 체크리스트 중 완료된 항목이 1개라도 있어야 해당 기능이 나타납니다.

관련 업무 추가

업무에 관련된 다른 업무들을 추가함으로써 더 큰 프로젝트의 한 부분으로 쉽게 참조할 수 있습니다. 관련 업무들은 마감일, 업무 상태, 담당자가 연결된 상세 화면과 함께 표시되는데, 클릭 한 번만으로 쉽게 이동할 수 있기 때문에 큰 프로젝트들도 거뜬하게 관리할 수 있습니다.

TIP

동일 워크스페이스의 다른 프로젝트 업무 뿐만 아니라, 다른 워크스페이스 안에 속한 업무도 관련 업무로 추가할 수 있습니다.

활동 내역 보기

업무가 생성되거나 업무 제목, 담당자, 상태 등의 변경이 있을 때 활동 내역이 기록됩니다. 시간별 업무의 변동 사항을 자세히 확인하고 싶을 때 활용할 수 있습니다.

시스템 기본 상태와 커스텀 상태

Backlog를 포함하여 업무 기본 상태와 커스텀 상태를 목록으로 확인할 수 있습니다. 프로젝트에 맞는 상태를 새로 추가하고, 드래그앤드롭으로 간단히 상태 컬럼 위치를 변경할 수 있습니다. 상태를 일괄 수정하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 프로젝트 메인 화면에서 프로젝트 이름 클릭 시 나타나는 드롭다운 메뉴에서 상태 수정을 선택합니다.

  2. Backlog와 상태의 이름을 변경하거나 상태 색상 및 위치를 변경할 수 있고, 새 상태를 추가할 수 있습니다.

NOTE

기본 상태에서 Done은 완료된 업무를 위한 상태이므로 수정이 불가합니다.

우선순위 설정

업무 중요도에 따라 우선순위를 매우 낮음 / 낮음 / 보통 / 높음 / 매우 높음으로 설정할 수 있습니다. 업무 생성 시 우선순위 기본값은 보통으로 지정됩니다.

세부 정보 설정

업무 상세 화면에서 세부 정보 섹션에 있는 각 항목은 다음과 같이 설정할 수 있습니다.

  • 버킷: 프로젝트에 존재하는 버킷을 세부 정보 섹션에서 선택할 수 있습니다.
  • 기간: 마감일을 엄수하는 것은 프로젝트를 성공으로 이끄는 매우 중요한 일입니다. Swit에서는 마감일은 물론, 구체적인 마감 시간까지 설정할 수 있습니다. 또한, 프로세스를 더욱 매끄럽게 하기 위해 각 체크리스트마다 따로 마감일을 설정할 수 있습니다.
  • 담당자 및 참여자: 업무를 총괄하는 업무 담당자가 여러 명일 때 담당자를 복수로 지정할 수 있으며, 업무와 관련된 사람이라면 누구든 업무 참여자로 지정할 수 있습니다. 업무에 참여하는 모두가 담당자 및 참여자를 추가, 변경, 삭제할 수 있습니다. 최초로 업무 생성 시, 생성한 사람은 참여자로 기본 지정되고 담당자는 미정으로 표시됩니다.
  • 컬러 라벨: 업무 주제나 분류에 따라 11가지 색상의 다양한 컬러 라벨을 활용할 수 있습니다. 컬러 라벨을 지정하지 않으면 아무 색상도 표시되지 않는 없음이 기본 상태가 됩니다. 컬러 라벨을 지정한 업무는 타임라인 또는 캘린더 뷰에서 컬러 막대(bar)로 표시됩니다.
  • 태그: 업무 최초 생성 시, 태그 기본값은 없음으로 제공됩니다. 태그 섹션을 클릭한 다음, 태그로 지정할 키워드를 입력하여 + 새로운 태그 생성하기를 클릭하거나 키워드 검색을 통해 기존 목록에 있는 태그를 사용할 수 있습니다. 업무 태그는 복수 지정이 가능합니다.

업무 첨부자료

어떤 업무들은 진행하기 위한 추가적 맥락이 필요합니다. 더 효율적인 협업을 위해 공유 드라이브 또는 컴퓨터에서 직접 파일을 업로드하거나 관련된 채팅 메시지, 이메일, 캘린더 회의 링크 등을 첨부할 수 있습니다. 또한, Swit 전자결재 문서를 첨부하거나 목표(OKR)를 연결해 해당 업무가 기업과 자신의 목표에 어떻게 기여하는지도 보여줄 수 있습니다. 업무 첨부자료를 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

image.png

  1. 업무 상세 페이지에서 첨부자료 탭을 엽니다.
  2. 우측에서 ic_add_line_18.png 아이콘을 클릭하고, 파일을 업로드하거나 연동된 외부 서비스 앱에서 직접 파일을 가져오세요. 메시지나 아이디어의 링크를 복사하여 첨부자료로 추가할 수도 있습니다.

업무 보관하기

나중에 다시 확인해야 할 필요가 있는 업무는 보관 처리하고, 필요 시 보관함에서 열람할 수 있습니다. 보관할 업무의 상세 페이지 상단에 있는 ic_bookmark_line_18.png 아이콘을 클릭하면 업무가 즉시 보관됩니다.

업무 화면 보기 크기 조정

업무는 우측 패널을 통해 열립니다.

  • ic_expand_line_18.png 아이콘을 클릭하면 업무 화면이 확장됩니다. 확장된 업무 화면에서는 좀더 집중적으로 업무에 몰입할 수 있고, 축소된 업무 화면에서는 실시간으로 다른 공간에서 이루어지는 일도 놓치지 않고 확인할 수 있어 확장된 사용성이 극대화됩니다. 또한, 우측 패널에서 업무 화면을 연 상태에서는 보다 Cross-functional한 동작들이 가능해집니다. image.png

  • ic_minimize_line_18.png 아이콘을 클릭하면 업무 화면이 다시 우측 패널에서 보이도록 축소된 사이즈로 표시됩니다. image.png

업무 링크 복사하기

프로젝트 밖에서도 특정 업무로 쉽게 접근할 수 있는 방법 중에 업무의 링크를 복사하는 방법이 있습니다. 업무 고유 링크를 복사하여 다양한 경로에 붙여 넣을 수 있습니다. 업무 화면을 열고, 우측 상단에서 ic_morevertical_18 (1).png 아이콘을 클릭한 다음, ic_link_line_18.png 링크 복사를 클릭하면 업무 링크가 복사됩니다.

업무 복제하기

같은 유형의 프로젝트나 업무 유형, 개별 업무가 반복될 경우 복제 기능을 이용하여 편리하게 업무를 생성할 수 있습니다. 업무를 복제하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 업무 화면 우측 상단에 있는 ic_morevertical_18 (1).png 아이콘을 클릭하고, 복제를 클릭합니다.

  2. 프로젝트와 버킷을 선택한 후 업무 제목을 재설정하고, 복제 옵션에서 유지할 항목을 선택합니다. 이때 담당자 또는 참여자를 유지하기로 선택할 경우, 복제 대상 프로젝트에 자동으로 초대됩니다.

TIP

업무 복제 시 원본 이름 뒤에 (Copy 1)이 붙은 형식으로 복제되며, 프로젝트와 버킷 이름은 호스트가 언제든 변경할 수 있습니다.

업무를 채널이나 채팅에 공유하기

공유하려는 업무 우측의 ic_morevertical_18 (1).png 아이콘을 클릭하고 ic_share_line_18.png 공유를 선택한 다음, 채널에 공유 또는 채팅에 공유 중 선택합니다. 선택된 채널과 채팅 내 모든 멤버들이 공유 항목을 볼 수 있게 됩니다.

TIP

같은 워크스페이스 내 채널 뿐만 아니라 다른 워크스페이스에 있는 채널에도 필요 시 업무를 공유할 수 있습니다.

하위 업무란?

하위 업무 기능을 이용하면 대규모 프로젝트를 더 작고 관리하기 쉬운 단위로 구성할 수 있습니다. 하위 업무는 체크리스트와 유사한 한편, 하나의 독립적인 업무로 구성될 수 있기 때문에 작업을 체계적으로 구성하기에 용이합니다. 이를 통해 업무 세부 사항에 대한 파악과 의사소통의 과정 또한 투명하게 이루어질 수 있습니다.

새 하위 업무 만들기

새 하위 업무를 만들려면 다음 2가지 방법을 활용할 수 있습니다.

  • 프로젝트 화면에서 하위 업무 만들기: 프로젝트 메인 화면에서 하위 업무를 생성할 업무의 우측 하단에 있는 ic_add_line_18.png 버튼을 클릭 시 하위 업무 제목을 입력할 공간이 나타납니다.
  • 업무 상세 화면에서 하위 업무 만들기: 업무 상세 화면의 하위 업무 섹션에서 ic_add_line_18.png 버튼 클릭 시 하위 업무를 추가할 수 있습니다.

업무를 하위 업무로 전환하기

업무에 새로운 하위 업무를 만드는 것 외에도 기존 업무를 다른 업무의 하위 업무로 만들 수 있습니다. 특정 업무를 다른 업무의 하위 업무로 전환하려면 해당 업무 우측의 ic_morevertical_18 (1).png 아이콘을 클릭하세요. ic_switch_line_18.png 하위 업무로 전환을 선택한 다음, 상위 업무로 지정할 업무를 선택하면 작업이 완료됩니다.

하위 업무를 최상위 업무로 전환하기

하위 업무의 위계를 최상위로 바꾸는 방법도 있습니다. 하위 업무를 최상위 업무로 변경하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 최상위 업무로 전환할 하위 업무 우측에 있는 ic_morevertical_18 (1).png 아이콘을 클릭한 다음, 최상위 업무로 전환을 선택합니다.
  2. 최상위 업무로 전환되면 속하게 될 프로젝트버킷을 선택한 다음 전환을 클릭합니다. 이때, 업무 내 첨부파일과 댓글은 유지되지 않음을 유의하세요.

하위 업무 이동하기

하위 업무로 추가한 업무를 다른 업무의 하위 업무로 변경할 수 있습니다. 하위 업무를 다른 업무로 이동하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 이동할 하위 업무 우측의 ic_morevertical_18 (1).png 아이콘을 클릭하고, 이동을 선택합니다.
  2. 이동할 프로젝트와 업무를 선택한 다음, 유지할 항목을 체크합니다. 담당자 또는 참여자를 유지할 항목으로 선택하면 이동 대상 프로젝트에 자동으로 초대됩니다.

NOTE

업무는 최대 7단계의 하위 업무만 가질 수 있습니다. 상위 업무로 지정할 업무가 이미 7단계까지 하위 업무를 가지고 있다면 검색에 포함되지 않을 수 있습니다.

하위 업무 복제하기

특정 업무의 하위 업무가 다른 업무에도 동일하게 포함되어야 할 경우, 일반 업무처럼 간편하게 복제 기능을 활용할 수 있습니다. 이때, 같은 프로젝트 내의 업무가 아니더라도 사용자가 참여 중인 모든 프로젝트 안의 업무로 하위 업무를 복제할 수 있습니다. 하위 업무를 복제하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 복제할 하위 업무 우측의 ic_morevertical_18 (1).png 아이콘을 클릭한 다음, 복제를 선택합니다.
  2. 복제할 하위 업무가 속하게 될 프로젝트와 업무를 선택하고, 제목을 다시 입력합니다. 유지할 항목을 체크한 다음 복제 버튼 클릭 시 복제가 완료됩니다.
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