전자결재

전자결재란?

전자결재 기능을 통해 조직 구성원들은 지출 결의, 출장 계획, 업무용 비품 구매, 휴가 사용 등 다양한 안건에 대한 승인을 요청할 수 있습니다. Swit 안에서 업무, 소통과 함께 전자결재 과정까지 이루어질 수 있기 때문에 구성원들은 별도의 앱 전환 없이 오로지 업무에만 몰입할 수 있습니다. 또한, 전자결재 문서를 Swit 내 원하는 공간 어디든 공유할 수 있고, 조직도가 그대로 반영된 환경에서 필요한 구성원을 손쉽게 참조할 수 있다는 이점이 있습니다.

전자결재 구성

전자결재 페이지는 다음과 같이 구성되어 있습니다.

1. 문서함: 수신함, [기안automation.md함](#기안함), 임시 저장함에는 사용자가 받은 결재 요청, 사용자가 제출한 요청이나 사용자의 팀 구성원이 팀에 공개한 요청, 사용자의 요청 전 저장 문서가 각각 보관됩니다. 전자결재 매니저의 화면에는 모든 문서함이 추가로 표시되며, 조직에 제출된 모든 결재 문서를 별도의 모든 문서함에서 확인할 수 있습니다.
2. 좌측 패널: 필요에 따라 원하는 문서함에서 전자결재 현황을 볼 수 있는 패널이 좌측에 표시됩니다. 수신함, 기안함, 임시 저장함에 따라 좌측 패널의 폴더 구성이 달라지며, 전자결재 매니저에게만 표시되는 모든 문서함에서는 좌측 패널을 통해 조직의 모든 요청을 필터링할 수 있습니다.
3. 메인 영역: 문서함에 해당되는 문서들이 목록 형식으로 표시됩니다. 대기, 승인, 반려의 3가지 상태로 표시되는 문서의 진행 현황을 확인할 수 있으며, 기안자와 기안팀, 기안일, 진행 상황 등을 확인할 수 있습니다.
4. 전자 결재 설정: 아이콘을 클릭하면 휴가, 출장 또는 기타 부재 시 대리결재자를 지정할 수 있습니다. 대리결재자를 지정하면 전자 결재의 모든 요청이 대신 대리결재자에게 전송되는 동시에 참조자로 추가됩니다. 전자결재 매니저의 전자결재 설정에는 전자결재 설정 항목이 추가로 표시됩니다. 해당 메뉴를 통해 결재양식을 만들고 관리할 수 있습니다.
5. 문서 검색창: 문서함에 쌓인 전자 결재 문서 목록이 너무 많을 때, 검색창을 활용하면 찾으려는 문서를 빠르게 찾을 수 있습니다. 문서 ID나 제목, 멤버 이름, 이메일, 멤버 ID를 입력하여 검색할 수 있습니다.
6. 새 결재 기안: 새로운 전자결재를 요청하려면 해당 버튼을 클릭하세요.
7. 새로 고침: 해당 버튼을 클릭하는 즉시 결재 목록이 최신화됩니다.
8. 도움말 센터 가기: 해당 버튼을 클릭하는 즉시 Swit 전자결재 도움말 센터로 이동합니다.

기안자와 기안팀

전자결재 문서를 작성하고 기안하는 사람을 기안자, 그리고 그 기안자가 속한 팀을 기안팀이라고 합니다. 기안자는 결재 문서 작성 시 기안팀을 설정하게 되는데, 기안자가 속한 팀이 1개의 기본팀만 있다면 자동으로 기본팀이 기안팀으로 설정됩니다. 한편 기안자가 여러 팀에 소속되어 있을 때는 기안자 임의로 기안팀을 지정할 수 있습니다.

결재자

결재자는 요청 받은 전자 결재 문서를 결재하는 역할을 수행합니다. 결재 문서를 요청하는 사람은 반드시 단계별로 1명 이상의 결재자를 지정해야 합니다. 상위 결재자가 요청된 결재 문서에 접근하려면 먼저 하위 단계에서 요청을 승인해야 하며, 단계별 결재자의 권한은 다음 드롭다운 옵션을 통해 제한할 수 있습니다.

• 결재자 누구나 승인 가능: 같은 단계에 지정된 결재자가 2인 이상일 때, 최초 1명이 승인 또는 반려 시 해당 결재 단계가 종료됩니다.

• 모든 결재자의 승인 필요: 같은 단계에 지정된 결재자가 2명 이상일 때, 해당 단계의 모든 결재자가 결재를 승인해야만 다음 단계로 넘어갈 수 있습니다.

결재 단계 순서 변경하기

결재 단계를 2단계 이상 설정할 경우, 결재 단계 순서를 변경할 수 있습니다. 순서를 변경하려면 결재 단계 우측의 더 보기 아이콘(⋮)을 클릭한 후, 이전 결재 단계로 이동 또는 다음 결재 단계로 이동을 선택합니다.

대리결재자

휴가, 출장 등으로 불가피하게 부재중일 때 사용자에게 기안된 문서를 대신 결재할 수 있는 대리결재자를 지정할 수 있습니다. 전자 결재 화면에서 톱니 바퀴 모양의 전자 결재 설정 아이콘을 클릭한 다음 대리결재자 지정 탭을 클릭하면 해당 설정 화면으로 이동합니다. 대리결재자는 오직 1명만 설정할 수 있으며, 대리결재자를 변경하려면 기존에 설정한 대리결재자를 삭제해야 합니다.

수신함

사용자가 결재자로 지정된 문서, 사용자의 팀원이 결재자일 경우 ‘결재자의 팀’에 공개한 문서, 사용자가 속한 팀에 공개된 문서는 모두 수신함에 쌓이게 됩니다. 각 경우에 따른 문서만을 추려 보고 싶은 경우 좌측 패널의 필터 기능을 활용할 수 있습니다.

기안함

사용자가 기안한 결재 문서, 사용자의 팀원이 결재 요청 시 ‘나의 팀’에 공개한 문서는 모두 기안함에서 확인할 수 있습니다. 각 경우에 따른 문서만 추려 보고 싶을 때는 좌측 패널의 필터 기능을 활용할 수 있습니다.

임시 저장함

사용자가 새로운 결재 문서를 작성하다가 임시 저장하거나 결재 문서를 기안한 다음 1단계 결재자가 결재 단계를 밟기 전에 회수한 문서는 모두 임시 저장함에서 확인할 수 있습니다. 임시 저장함의 문서는 언제든 수정하거나 삭제할 수 있습니다.

참조자와 수신처

참조자는 결재 문서를 열람할 권한을 가지는 멤버 단위, 수신처는 팀 단위를 일컫습니다. 사용자나 사용자의 팀이 참조자 또는 수신처로 지정되면 결재 문서가 최종 승인되었을 때 해당 문서를 수신함에서 열람할 수 있습니다.

선택한 팀에 공개

요청할 결재 문서를 나의 팀이나 결재자의 팀, 또는 두 팀에 모두 공개되도록 설정할 수 있습니다. 문서가 공개된 팀의 구성원들은 결재 문서가 기안된 직후 해당 문서를 기안함에서 열람할 수 있습니다.

수신처 vs. 선택한 팀에 공개

새 문서 기안 시 결재 내용, 결재선 외에도 추가로 설정할 수 있는 옵션들이 있습니다. 그 중, 팀 공개 설정과 수신처 설정은 문서를 공유 받은 팀의 문서 열람 시점과 문서 열람 권한 등에 다음과 같은 차이가 있습니다.

전자결재 매니저

전자결재 매니저는 조직 전체의 전자결재 문서에 대해 다음 권한을 행사할 수 있습니다.

• 모든 문서함 열람·관리: 전자결재 매니저에게만 표시되는 모든 문서함을 통해 전자결재 관리자는 조직의 모든 결재 요청을 열람할 수 있습니다.

• 결재양식·결재양식 관리자 관리: 전자결재 매니저는 전자결재 설정에서 결재양식을 관리하고, 결재양식 매니저를 추가 및 삭제할 수 있습니다. 전자 결재 페이지 상단의 아이콘을 클릭하고 전자결재 설정을 클릭하면 결재양식 관리 페이지가 열립니다. 결재양식 관리에서 우측 상단의 + 새 결재양식 버튼을 클릭하면 새로운 결재양식을 추가할 수 있고, 목록 우측의 휴지통 아이콘을 클릭하면 기존 결재양식을 삭제할 수 있습니다. 마찬가지로 역할 관리에서 우측 상단의 + 새 결재양식 매니저 버튼을 클릭하면 새로운 결재양식 매니저를 지정할 수 있고, 목록 우측의 휴지통 아이콘을 클릭하면 결재양식 매니저를 해제할 수 있습니다.

• 수신처·참조자 추가: 이미 추가한 수신처나 참조자 외에 조직 안의 다른 팀 또는 멤버에게 추가로 문서 수신이 필요할 때, 결재 완료된 문서에 새로운 수신처나 참조자를 추가할 수 있습니다. 수신처나 참조자를 추가하려면 메인 화면에서 해당 문서에 대한 아이콘 또는 개별 문서의 상세 페이지의 아이콘을 클릭하고 수신처 추가 또는 참조자 추가를 선택합니다. 이때, 추가할 수 있는 참조자 수에는 별도의 제한이 없습니다.

• 수신처·참조자 일괄 추가: 전자결재 매니저는 승인이 완료된 문서를 선택하여 한 번에 여러 멤버를 참조자로 추가하거나 한 번에 여러 수신처를 추가할 수 있습니다. 단, 모든 문서함의 '모든 문서' 메뉴에서만 참조자 및 수신처를 일괄 추가할 수 있으며, 데스크탑에서만 사용 가능합니다.

결재 양식 관리

전자결재 매니저와 결재 양식 매니저는 결재 문서 작성을 위한 결재양식을 만들고 관리할 수 있습니다. 결재 양식을 미리 지정해 두면 전자결재를 이용하는 조직 구성원이 빠르고 수월하게 필요한 유형에 대한 결재를 요청할 수 있습니다.

새 결재 문서 작성하고 기안하기

다음 방법에 따라 전자 결재 요청을 제출하세요.

1. 전자결재 화면에서 우측 상단의 새 결재 기안 버튼을 클릭하면 결재 문서 작성 화면이 열립니다.
2. 필요에 따라 결재 양식을 선택하고, 문서 제목과 상세 정보를 작성한 다음 결재자, 참조자 및 수신처, 팀 공개 여부를 선택하고 필요 시 파일을 첨부합니다. 이때, 별표 표시된 항목은 필수 사항이므로 모두 입력해야만 최종적으로 기안할 수 있습니다.
3. 필수 사항이 모두 선택 및 입력되면 기안하기 버튼이 활성화됩니다. 버튼을 클릭하면 결재 문서가 성공적으로 요청됩니다.

결재 문서 작성 시 조직도 활용하기

새 결재 문서 작성 시 팀으로 찾기를 클릭하면 결재자를 추가하거나 수신처 및 참조자를 지정할 때 조직도를 활용할 수 있습니다.

관련 결재 문서 첨부하기

현재 작성 중인 결재 문서에 승인 완료된 결재 문서를 첨부하여 업무 연계성을 높일 수 있습니다. 참고할 결재 문서가 있는 경우, 검색을 통해 결재 문서를 선택할 수 있습니다. 단, 기안자가 열람 권한을 가진 결재 문서만 선택하여 첨부할 수 있습니다.

기안한 문서 회수하기

결재 문서를 기안한 사용자는 1단계 결재자에 의해 결재가 승인 또는 반려되기 전에 문서를 다시 회수할 수 있습니다. 회수된 문서는 임시 저장함에서 수정 및 삭제할 수 있습니다. 문서를 회수하려면 기안함에서 대기 상태인 문서를 클릭하여 상세 페이지에 진입한 다음, 우측 상단의 회수 버튼을 클릭하세요.

결재가 진행되기 전에 문서 수정 또는 삭제하기

모든 멤버는 결재 단계가 시작되기 전에 기안한 결재 문서를 수정하거나 삭제할 수 있습니다. 상신한 결재 문서를 수정하거나 삭제하려면 우선 문서를 다시 회수해야 합니다. 회수한 문서는 자동으로 임시 저장함에 저장되며, 임시 저장함에서 문서 내용을 수정하여 새로 기안하거나 삭제할 수 있습니다.

삭제한 결재 문서를 복구 또는 영구 삭제하기

전자결재 매니저는 관리자 권한에 따라 조직에 속한 모든 결재 문서를 복구하거나 영구 삭제할 수 있습니다. 전자결재 문서를 삭제하면 임시 삭제 처리되어 해당 문서는 휴지통에 담기게 됩니다.

• 휴지통에서 복구를 선택하면 삭제한 문서를 다시 복구할 수 있습니다. 복구한 문서는 다시 기안할 수 있습니다.
• 임시 삭제 상태의 문서 상세 내용을 열람하려면 먼저 문서를 복구해야 합니다.
• 휴지통에서 영구 삭제를 선택하면 문서가 완전히 삭제되며, 더 이상 복구가 불가능한 점 유의 바랍니다.

전자결재 이메일 알림 받기

사용자는 결재 관련 알림을 이메일로 받아볼 수 있습니다. 기본 설정은 Off 상태이며, 사용자 설정 > 알림 > 이메일 탭에서 알림 상세 설정이 가능합니다.

• 이메일은 영어로 발송됩니다.
• 이메일에서 결재 문서의 기안일은 사용자가 Swit에서 설정한 표준시간대에 맞게 표시됩니다.
• 공유 관련 이메일은 전송되지 않습니다.

결재 문서 승인 또는 반려하기

수신함에 요청된 결재 문서가 제출되면 다음과 같이 요청을 승인하거나 반려할 수 있습니다.

1. 전자결재 페이지의 수신함에서 대기 상태인 요청을 클릭하거나 활동 알림을 통해 결재 처리할 문서를 엽니다.
2. 결재 여부를 결정한 후, 우측 상단의 반려 또는 승인 버튼을 클릭합니다.
3. 승인 또는 반려 사유를 선택 사항으로 입력할 수 있습니다. 입력한 사유는 결재 상태를 자동으로 반영하여 댓글로 기록됩니다.

반려된 문서 재기안하기

반려된 결재 문서를 다시 기안할 수 있습니다. 반려된 문서의 반려 사유를 확인하고 수정하여 다시 기안하면 됩니다. 단, 재기안할 문서는 즉시 작성해야 하며, 페이지 이탈 시 초기화됩니다. 재기안 시에도 승인 완료된 결재 문서를 첨부할 수 있습니다.

전자결재 문서 내보내기

전자결재 문서를 내보내어 다른 앱에서 열람하거나 인쇄할 수 있습니다. 내보내기 기능은 전자결재 매니저만 사용할 수 있습니다. JSON과 CSV 파일 형식 중 선택하여 내보낼 수 있습니다.

• JSON: 모든 데이터가 추출됩니다.
• CSV: CSV 파일의 경우, 복수 지정이 가능한 형태의 데이터 추출을 지원하지 못하기 때문에 단일 형태의 데이터만 내보낼 수 있습니다. 결재자, 결재 타입, 수신처, 참조자, 댓글 데이터를 제외한 나머지 데이터만 추출됩니다.

JSON 파일 내보내기 시 구분값

• 결재 상태(approvals_status)

  • 0: 임시 저장 상태
  • 1: 결재 상신 상태
  • 2: 결재 승인 상태
  • 3: 결재 반려 상태

• 결재 타입(approval_rule)

  • 0: 결재자 누구나 승인 가능
  • 1: 모든 결재자 승인 필요

• 선택한 팀에 공개(circulation)

  • 0: 옵션 미선택 시 해당(어느 팀에도 공개하지 않을 때)
  • 1: My teams(내 팀)
  • 2: Approver's teams(결재자의 팀)
  • 3: My teams and Approver's teams(내 팀, 결재자의 팀)

관리자 콘솔에서 전자 결재 관리하기

조직의 마스터와 어드민은 관리자 콘솔을 통해 전자 결재 플러그인을 관리할 수 있습니다.

• 전자결재 매니저 탭: 조직의 마스터 또는 어드민은 관리자 콘솔의 전자결재 매니저 탭에서 특정 멤버에게 전자결재 매니저 권한을 부여할 수 있습니다.

• Google Drive 탭: 조직 구성원이 전자 결재 문서 안에 Google Drive 파일을 첨부할 수 있도록 조직 관리자의 Google Drive 계정을 등록할 수 있습니다. 기안한 문서의 모든 Google Drive 첨부 파일은 등록한 조직 관리자 계정의 Google Drive 내 폴더에 원본 파일이 아닌 사본 형식으로 추가되며, 계정의 소유자인 조직 관리자만이 접근 및 수정할 수 있습니다.

  NOTE

  전자결재에 첨부된 Google Drive 파일은 결재 요청자나 결재자가 수정하여 원본을 훼손하지 않도록 사본 형식으로 추가됩니다. 이에 따라 계정 소유자인 조직 관리자가 해당 사본 파일의 Owner로 자동 지정되며, Owner를 제외한 나머지 결재 관련자들은 파일 열람만 가능한 Viewer의 권한을 갖게 됩니다.

게스트의 전자결재 접근 권한

게스트 플러그인을 이용하는 조직의 경우, 전자결재에 게스트도 접근할 수 있습니다. 다만, 다음과 같은 조직 관련 기능에 대한 접근 권한은 제한되기 때문에 보안은 한층 강화되며, 게스트는 협업에 필요한 항목에만 효과적으로 접근할 수 있습니다.

• 게스트도 결재 문서를 작성하여 기안하거나 결재자로서 결재할 수 있습니다.
• 게스트에게는 조직도 및 팀 관련 메뉴가 노출되지 않으며, 관리자 설정 메뉴 또한 접근이 불가능합니다.
• 게스트의 경우, 토큰 발급이 불가능하기 때문에 Open API를 통한 외부 접근도 불가능합니다.