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조직 및 워크스페이스

조직과 워크스페이스

  • 조직: 워크스페이스보다 상위 단계로, 하나의 조직 안에 속한 여러 부서나 팀이 각기 다른 워크스페이스에서 활동할 수 있습니다. 여러 워크스페이스를 넘나들며 부서간 협업을 수행할 수 있는 크로스 워크스페이스 기능도 지원됩니다.

  • 워크스페이스: 조직 구성원이 모여 소통하고 협업하는 온라인 공간입니다. Google Workspace, GitHub, GitLab, Zapier 등 다양한 외부 서비스와의 연동이 지원되기 때문에 Swit의 사용자는 워크스페이스 이탈 없이 업무에 몰입할 수 있습니다. 하나의 워크스페이스는 소통을 담당하는 채널과 구체적인 업무 관리를 위한 프로젝트로 구분됩니다.

워크스페이스 탐색 및 참여

  • 워크스페이스 탐색: 메인 메뉴 상단에서 워크스페이스 섹션 클릭 시 나타나는 드롭다운 메뉴에서 워크스페이스 탐색 클릭 시, 현재 참여 중이지 않은 공개 워크스페이스의 목록이 나타납니다. 워크스페이스마다 공개 채널과 프로젝트의 수, 그리고 소속 멤버 수를 확인할 수 있습니다. image.png

  • 워크스페이스 참여: 워크스페이스 탐색 창에서 참여할 워크스페이스 우측에 있는 참여 버튼 클릭 시 즉시 참여하게 되며, 워크스페이스에 소속된 멤버에게 초대 받는 방식으로 워크스페이스에 참여할 수도 있습니다. 비공개 워크스페이스는 초대로만 참여할 수 있습니다.

워크스페이스 생성

새로운 협업 공간이 필요한 경우 워크스페이스를 직접 만들 수 있습니다. 새로운 워크스페이스를 만드는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 조직에 아직 아무 워크스페이스도 없다면 메인 화면이 다음과 같이 표시됩니다. 새 워크스페이스 생성을 클릭하세요. 조직에 이미 워크스페이스가 하나라도 있다면 워크스페이스 이름 섹션을 클릭한 다음, 드롭다운 메뉴에서 새 워크스페이스 생성을 클릭합니다. image.png

  2. 워크스페이스 이름을 입력하고, 공개 여부를 선택한 후 계속하기를 클릭합니다.

  3. Slack, Trello, Asana 중 가져올 외부 데이터를 선택하면 워크스페이스 생성이 완료됩니다. 외부 데이터 가져오기 작업은 건너뛸 수 있습니다.

워크스페이스 관리자

  • 조직과 별개로 워크스페이스를 생성 및 관리하는 워크스페이스 마스터와 어드민이 존재합니다. 워크스페이스 마스터와 어드민의 권한에 대해 자세히 알아보려면 여기를 참고하세요.

  • 워크스페이스 관리자는 워크스페이스 설정 창에서 워크스페이스 정보를 변경하거나, 권한 및 자동 참여를 설정하고, 멤버를 초대하거나 관리할 수 있습니다. 또한 데이터를 내보내거나 가져오는 등의 작업도 가능하며, 더 이상 워크스페이스 이용이 필요치 않을 때 워크스페이스를 삭제할 수 있습니다.

NOTE

  • 워크스페이스 마스터 계정으로 접속이 안 될 경우, 조직 마스터 계정으로 해당 워크스페이스의 마스터 계정을 조직에서 내보내기를 권장합니다. 기존 마스터를 워크스페이스에서 내보내면 기본적으로 워크스페이스에 참여한 순서를 기준으로 워크스페이스의 새 마스터가 지정됩니다.

  • 만약, 기존 워크스페이스 마스터가 워크스페이스 어드민을 지정했다면 워크스페이스에 참여한 순서가 아니라 어드민 지정 순서에 따라 새로운 워크스페이스 마스터가 결정됩니다. 또한 워크스페이스 마스터는 마스터 권한을 임의의 워크스페이스 어드민에게 위임할 수 있습니다.

image.png

워크스페이스 정보 변경

워크스페이스 > 워크스페이스 설정에서 워크스페이스 이름과 이미지를 변경할 수 있으며, 공개 워크스페이스로 설정할지 여부를 선택할 수 있습니다. 공개 워크스페이스에는 조직의 모든 멤버가 워크스페이스 탐색을 통해 참여할 수 있지만, 비공개 워크스페이스에는 초대를 받아야만 참여할 수 있게 됩니다.

권한 설정

워크스페이스와 관련된 다음 권한들을 설정할 수 있습니다.

  • 초대 관리: 멤버를 초대할 수 있는 권한 범위를 지정할 수 있습니다.
  • 채널 관리: 공개 채널 및 비공개 채널의 생성과 삭제, 채널 보관, 채널 멤버 내보내기와 관련된 권한 범위를 지정할 수 있습니다.
  • 프로젝트 관리: 공개 프로젝트 및 비공개 프로젝트의 생성과 삭제, 프로젝트 보관, 프로젝트 멤버 내보내기와 관련된 권한 범위를 지정할 수 있습니다.

자동 참여 설정

워크스페이스에 새 멤버가 참여하게 될 때 자동으로 초대될 채널 및 프로젝트를 지정할 수 있습니다. 채널과 프로젝트 각각 10개까지 선택할 수 있으며, 자동 참여로 지정된 후에 비공개, 보관, 삭제가 불가능합니다.

워크스페이스 멤버

메인 메뉴에서 워크스페이스 섹션 우측에 있는 ic_members_line_18.png 클릭 시 워크스페이스에 속한 모든 멤버와 팀, 그룹을 간편하게 확인할 수 있습니다. 또한, 워크스페이스 우측의 '더 보기' 버튼(ic_morevertical_18 (1).png)을 클릭하고 멤버 보기를 클릭해도 됩니다.

image.png

워크스페이스에 멤버 초대하기

조직의 멤버나 팀을 워크스페이스로 초대하는 방법은 다음과 같습니다.

A-2. Invite new member.png

  1. 워크스페이스 목록에서 새로운 멤버를 초대할 워크스페이스 우측의 더 보기 버튼(ic_morevertical_18 (1).png)을 클릭합니다.
  2. 워크스페이스 설정 메뉴를 클릭합니다.
  3. 멤버 탭을 클릭하고 초대하기 버튼을 클릭합니다.
  4. 초대할 멤버 또는 팀을 검색합니다. 이때 워크스페이스에 속한 채널 및 프로젝트를 선택하면 초대하는 즉시 해당 채널 및 프로젝트에 자동으로 참여하게 됩니다.

TIP

  • 멤버 초대 시, 팀을 검색하여 지정하면 각각의 멤버가 아닌 팀 전체를 한 번에 워크스페이스에 초대할 수 있습니다.
  • 멤버 목록 우측 하단의 채팅 버튼 클릭 시 원하는 멤버와의 1:1 채팅이 시작됩니다.

데이터 내보내거나 가져오기

사용 가능한 권한: 워크스페이스 마스터/어드민 경로: 워크스페이스 설정 > 데이터 내보내기 / 데이터 가져오기

워크스페이스에서 데이터를 백업하거나 분석 목적으로 내보낼 수 있습니다. 그런데 데이터가 외부로 유출될 경우 모든 책임은 사용자에게 있습니다. 특히 불필요한 데이터 저장은 보안 위험을 증가시킬 수 있으며, 데이터 관리를 복잡하게 만들 수 있습니다. 따라서 데이터를 저장하기 전에 보안 사항을 철저히 검토해야 하며, 저장 목적 및 필요성에 대해 신중히 고려하여 사용할 것을 권장합니다.

  • 데이터 내보내기: 기간을 설정하면 지정한 기간의 워크스페이스 첨부파일, 데이터 등을 JSON 파일로 다운로드할 수 있습니다.

    • 포함되는 데이터: 공개 채널의 메시지와 아이디어, 공개 프로젝트의 업무

    • 포함되지 않는 데이터: 채팅 메시지 및 첨부파일 / 비공개 채널의 메시지, 아이디어, 첨부파일 / 비공개 프로젝트의 업무 및 첨부파일 / 수정 및 삭제 기록

    TIP

    데이터는 UTC±00:00 기준으로 수집되기 때문에 시간대를 고려하여 기간을 설정해야 합니다. 내보낸 데이터는 여러 개의 JSON 파일로 저장됩니다.

  • 데이터 가져오기: Slack, Trello, Asana에서 사용하던 기존 데이터를 해당 워크스페이스로 옮겨 각 채널 및 프로젝트별로 변환 및 매핑을 지정할 수 있습니다. 각 채널과 프로젝트에 맞는 사용자 지정 매핑을 구성하고 정보를 손쉽게 워크스페이스로 가져오세요. 모든 정보를 완벽하게 정렬하려면 미리 동일한 멤버들이 이 워크스페이스에 참여하게 하세요.

워크스페이스 삭제

워크스페이스 마스터는 더 이상 사용하지 않는 워크스페이스를 영구 삭제할 수 있습니다. 워크스페이스 삭제 시, 게시물과 파일을 포함한 워크스페이스의 모든 정보가 영구 삭제됩니다. 삭제 시에는 되돌릴 수 없으니 유의하세요. 워크스페이스를 삭제하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 본인이 마스터인 워크스페이스 중 삭제하려는 워크스페이스의 우측의 ic_morevertical_18 (1).png 버튼을 클릭합니다.
  2. 워크스페이스 설정 창이 뜨면 워크스페이스 삭제 탭을 클릭합니다.
  3. 워크스페이스 삭제 버튼을 클릭하고, 현재 비밀번호를 입력합니다.

NOTE

외부 계정으로 가입하여 Swit 계정용 비밀번호가 없다면 비밀번호 생성 후 워크스페이스를 삭제해야 합니다.

워크스페이스 정렬

참여 중인 워크스페이스 목록의 정렬을 원하는 대로 설정할 수 있습니다. 순서를 변경할 워크스페이스를 클릭하고, 원하는 위치에 드래그앤드롭하세요.

워크스페이스 나가기

더 이상 참여할 필요가 없는 워크스페이스에서 언제든 나갈 수 있습니다. 단, 워크스페이스에서 나간 후에는 워크스페이스 내부 정보에 더 이상 접근할 수 없게 됩니다. 워크스페이스에서 나가려면 메인 메뉴에서 해당 워크스페이스 우측 ic_morevertical_18 (1).png 아이콘 클릭 후, 워크스페이스 나가기를 클릭하세요.

TIP

공개 워크스페이스에는 탈퇴 후에도 언제든 워크스페이스 탐색을 통해 다시 참여할 수 있습니다.

애널리틱스

애널리틱스는 채널, 프로젝트, 게시물, 파일 용량, 가입 멤버 등 워크스페이스의 전반적인 현황과 변화 추이를 확인할 수 있는 공간입니다. 워크스페이스 섹션 클릭 시 표시되는 드롭다운 메뉴에서 애널리틱스 클릭 시 페이지로 이동합니다.

image.png

애널리틱스 페이지는 아래와 같이 구성됩니다.

  • 개요: 이용 중인 플랜과 총 멤버 수, 활성 멤버 수, 파일 저장 공간 정보, 채널 및 프로젝트, 메시지 및 아이디어, 그리고 업무 수를 날짜별/기간별 그래프를 통해 확인할 수 있습니다.
  • 채널: 워크스페이스 안에 생성된 채널의 개수와 각 채널의 이름, 생성일, 유형, 마지막 활동일 등 다양한 정보를 확인할 수 있습니다.
  • 프로젝트: 워크스페이스 안에 생성된 프로젝트의 개수와 각 프로젝트의 이름, 생성일, 유형, 추가된 멤버, 생성된 업무 등을 확인할 수 있습니다.
  • 워크스페이스 멤버: 워크스페이스에 있는 구성원 전체의 인원 수, 멤버별 이메일과 역할, 생성한 메시지 및 아이디어, 생성 및 완료한 업무 등을 확인할 수 있습니다.

NOTE

애널리틱스는 조직 단위가 아닌 워크스페이스 단위로 제공됨을 유의하세요. 워크스페이스 관리자(마스터, 어드민)만 애널리틱스 페이지에 접근할 수 있습니다.

그룹

프로젝트 팀, 태스크포스 등 다양한 목적으로 워크스페이스 멤버 일부가 소규모 조직으로 협업을 해야 하는 상황이 있습니다. 관리자는 워크스페이스 멤버 섹션을 열어 그룹 탭 하단에서 + 그룹 생성을 클릭하여 새로운 그룹을 추가할 수 있습니다. 추가한 그룹의 정보를 수정하거나 그룹에 멤버를 추가하는 작업도 가능합니다.

TIP

채널, 채팅, 프로젝트에서 텍스트 입력 시 그룹 단위의 멘션(@)을 활용할 수 있습니다. 그룹 멘션을 입력하면 해당 그룹에 속한 모든 멤버가 알림을 받게 됩니다.

단축키

단축키를 이용하면 워크스페이스 내 이동이나 검색, 업무 또는 채팅 등 다양한 상황에서 주요 기능을 더욱 편리하게 사용할 수 있습니다. 각 OS별로 아래 키를 입력하거나, 상단 바에서 이용 안내 클릭 시 단축키 모음을 확인할 수 있습니다.

  • Windows: Ctrl+/
  • macOS: Command+/

빠른 찾기

이름만 입력하면 워크스페이스, 채널, 다이렉트 메시지 채널, 프로젝트 등 원하는 페이지로 빠르게 이동할 수 있는 기능입니다. 각 OS별로 아래 키를 입력하면 빠른 찾기 창이 열립니다.

  • Windows: Ctrl+K
  • macOS: Command+K
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